Oficina de Cobros y Reclamaciones

Todas las gestiones de cobros y reclamaciones que tramita esta oficina tienen como base legal el Reglamento de Cobros y de Deudas , aprobada por la Junta de Síndicos mediante la Certificación número 101, Enmendada el 6 de marzo de 2001 en la Universidad de Puerto Rico.

Las normas y procedimientos son aplicables a estudiantes, profesores, funcionarios, empleados, agencias estatales y federales, entidades y personas particulares que en una forma u otra hayan contraído algún tipo de compromiso económico con la Universidad, o en circunstancias especiales en que la Universidad de Puerto Rico en Cayey deba establecer una reclamación económica.

Es responsabilidad de esta oficina el mantener al día los registros de cuentas a cobrar, realizar las gestiones de cobro y mantener un seguimiento de facturación con relación a los siguientes conceptos:

• Renta de locales y concesiones;

• Renta de residencias;

• Contrato con agencias estatales;

• Contrato con agencias federales;

• Autorizaciones de pago de matrícula;

• Servicio telefónico;

• Servicio de electricidad;

• Servicio de alcantarillado;

• Deudas de estudiantes;

• Deudas de empleados;

• Reclamaciones;

• Multas de tránsito;

• Multas de biblioteca;

• Préstamos federales;

• Otros.

Procedimientos

Emisión de facturas:

• La Oficina de Finanzas de la Universidad de Puerto Rico en Cayey refiere a la Oficina de Cobros y Reclamaciones una notificación oficial para que se inicien las gestiones de cobro de todos los dineros que se adeuden a la Universidad por los conceptos mencionados en el apartado anterior.

• La Oficina de Cobros y Reclamaciones procede a incorporar los siguientes datos relacionados con dicha deuda o reclamación en un registro de cuentas a cobrar:

• Fecha de asiento del caso;

• Número de control de la deuda;

• Nombre y seguro social del deudor;

• Dirección, número de teléfono oficial y residencial;

• Importe de la deuda;

• Concepto de la deuda;

• Período a que corresponde la deuda; y

• Fecha de vencimiento de la deuda.

• Una vez se registran estos datos, se prepara un expediente para cada deudor que servirá para mantener un historial de las gestiones de cobro hasta la liquidación total de la deuda.

• Se inician las gestiones de cobro mediante el sistema de facturación mensual, a excepción de los casos en que medie un contrato en el que se establezca un tipo de facturación diferente.

• Cada vez que se emite una factura al cobro se conserva una copia en un archivo de facturas expedida pendientes de pago y en los expedientes de los deudores.

• A medida que se van recibiendo los pagos, se actualiza el expediente mediante el sistema computadorizado y se acredita mediante sello de pago la deuda al expediente del deudor.

• Una vez la deuda esta saldada se inactiva el expediente. De surgir otra deuda al mismo deudor se activa el expediente y se procede a efectuar la acción de cobros.

• Algunos de los procesos son mecanizados, incluyendo el listado de deudores; otros se llevan a cabo de forma manual.

• La Universidad está acogida a Trans Union Credit Bureau de Puerto Rico, Inc., donde se informa las deudas de estudiantes que tienen Préstamos Perkins en la institución.

Control de Deudas:

Con el propósito de evitar atrasos indebidos o pérdida de ingresos en las deudas pendientes con la Universidad se han establecido unos mecanismos internos de control a tales fines.

Todo deudor que no haya reaccionado a la presentación de tres facturas repetidas se considerará deudor moroso, y por tal razón su nombre se incorporará al registro de Deudores Morosos . Esto es mecanizado.

• Deudores morosos que no son estudiantes o empleados de la Universidad

• Se inicia una investigación a los fines de establecer la posibilidad de error en la dirección postal o residencial del deudor. De no existir tal posibilidad, se le envían comunicaciones recordándole su deuda contraída y ofreciéndoles la oportunidad de plantear su caso ante el Decano(a) de Administración para establecer un plan de pagos que le permita saldar su deuda.

• En la circunstancia de no recibirse reacción ante las gestiones anteriormente descritas, se inician las gestiones de localizar personalmente al deudor y, de resultar infructuosas estas gestiones personales, el caso se pasará a la consideración de los funcionarios administrativos para la acción que corresponda, a tenor con las disposiciones del reglamento. De ser necesario y conveniente el cobro de la deuda por la vía judicial, se solicitará la intervención de la Oficina de Asuntos Legales de la Universidad para la acción legal prevaleciente para el cobro de las deudas.

• Deudores morosos que son estudiantes de la Universidad

• A todo estudiante deudor se le suspenderán los servicios hasta tanto satisfaga la deuda. Una vez realizado el pago se le ofrecerán los servicios solicitados.

• Deudores morosos que son empleados de la Universidad

• Los empleados deudores pueden solicitar un plan de pagos, luego de justificar su imposibilidad de saldar la deuda en su totalidad vigente después del 30 de junio de cada año fiscal, por lo que será responsabilidad del empleado saldar por completo sus deudas a dicha fecha. De no ser así, se procederá a descontar la cantidad adeudada del sueldo mediante Autorización de descuento donde el empleado autorice el mismo.

• La Universidad se acogió mediante contrato al Bufete del Valle Rodríguez, Law Offices, PSC, para la prestación de servicios profesionales de cobro de deudas vencidas y pendientes de pago.