La Oficina de Desembolsos de la Universidad de Puerto Rico en Cayey tiene la responsabilidad de efectuar todos los desembolsos de los compromisos contraídos por la institución.
La responsabilidad de esta oficina tiene como base legal la Ley de la Universidad de Puerto Rico, aprobada el 20 de enero de 1966, artículo 5(b), 5(c), y 13(b), según enmendada por la Ley Núm. 16, del 16 de junio de 1993, el Reglamento de Pagadores, emitido mediante Circulares 76-08, y 76-13 de Finanzas y Administración, y el Capítulo 111; Artículo 14, Sección 14.10.13 del Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico.
La responsabilidad de esta oficina se extienden a todos los compromisos económicos contraídos por la Universidad de Puerto Rico en Cayey por conceptos de sueldos, jornales, becas (federal y estatal), estudio y trabajo, órdenes de compras (materiales, equipo o servicios de mantenimiento), pagos directos, gastos de transportación y dietas, reembolsos, anticipos de viajes, servicios profesionales, mejoras permanentes y pagos manuales y todo desembolso de la Universidad de Puerto Rico en Cayey.
Procedimiento:
• Todo desembolso se efectúa mediante la preparación de un comprobante de pago oficial y contra un documento de justificación del compromiso económico que sirve de base al desembolso a realizarse.
• Todo comprobante de pago deberá indicar la cuenta contra la cual se hará el desembolso, el objeto del gasto, sector económico, nombre y dirección del acreedor y toda otra información que garantice la corrección y legalidad del compromiso económico, incluyendo las certificaciones que garantizan que los documentos de justificación que lo acompañan han sido verificados por los funcionarios correspondientes.
• Todos los desembolsos se efectúan exclusivamente mediante el uso de cheques oficiales.
• Los fondos correspondientes a las cuentas de la Universidad de Puerto Rico en Cayey no están disponibles en su totalidad para efectuar desembolsos, ya que se encuentran depositados en una cuenta bancaria centralizada bajo el sistema central de contabilidad de la Universidad de Puerto Rico.
Emisión de cheques:
• Al recibirse el comprobante de desembolsos en la Oficina de Desembolsos, se verifica que el documento tenga todos los encasillados llenos y que aparezcan las firmas o iniciales de los funcionarios que preintervienen o autorizan el documento.
• Se verifica que las facturas y otros documentos de justificación estén en armonía con los datos que reflejan el comprobante.
• El Pagador Oficial firma los cheques y coteja contra los comprobantes de pago para verificar que los datos son correctos.
• Si los cheques son entregados al beneficiario: este firmará en un registro de cheques donde se anota el nombre del suplidor, número de cheque, cantidad del cheque, quién entrega el cheque, la firma del suplidor y número de identificación y debe presentar una identificación.
• Si los cheques son enviados por correo: estos se anotarán en un registro de cheques enviados por correo donde se anota el nombre del suplidor, cantidad del cheque, quién lo envía y fecha de envío.
• Los cheques de sueldo de empleados son entregados a la Oficina de Nóminas de la UPR en Cayey.
• Los cheques de beca de estudiantes y estudio y trabajo son entregados a la Oficina Fiscal de Asistencia Económica, y dicha oficina coordina la entrega de los cheques.
• Los cheques se procesan de la siguiente manera:
• Beca Federal y Estatal - una vez al mes (suplementaria, si hubiera);
• Estudio y Trabajo - una vez al mes;
• Sueldo - dos veces al mes
• Suplidores - dos veces en semana (martes y jueves)
• Si un cheque se gira por la cantidad de $100,000.00 o más, hay que notificarle al Director(a) de Finanzas de Administración Central de la U.P.R. para que autorice dicho desembolso.
Se preparan los informes de remesa, de cheques anulados y caducados.
Se preparan suspensiones de cheques (Stop payment) y se tramitan al banco.
Se entran al sistema las cancelaciones de cheques de banco 29, 21 y por concepto de cheques caducados y se lleva un registro de todas las cancelaciones de cheques de los bancos 21, 26 y 29.
A solicitud de la Oficina de Cuentas a Pagar, se entra al sistema para modificar o eliminar comprobantes de desembolsos.
La Oficina de Desembolsos conservará los comprobantes de desembolsos junto con los documentos de justificación, así como cualquier otro documento. Estos estarán a la disposición de la Oficina de Auditores Internos de la Universidad, Oficina del Contralor de Puerto Rico, Auditores Federales y otros Auditores Independientes.
Personal adscrito a la Oficina de Desembolsos:
| Ana M. Rivera Segarra, Oficial Pagador I |
Ext. 2273 |
|---|---|
| Melba G. Rivera Pagán, Asistente Administrativo II | Ext. 2222 |