• Viajes Oficiales en y fuera de Puerto Rico
• Solicitud de Fondos de Caja Menuda
• Gastos de Representación
• Pago de suscripciones y otros - Pago Anticipado
• Contratación de Servicios Profesionales y Consultivos
• Solicitud Cuenta Numérica en FRS
• Solicitud de Duplicados de cheques
• Acceso o cambio de acceso al sistema financiero
Presentación Procedimientos Administrativos
Completar el formulario SOLICITUD DE ACCESO/CAMBIO A FRS. Completar la parte que le corresponde con las firmas requeridas y tramitar a la oficina del Director de Finanzas. Este completará su parte asignando el número de operador y lo tramitará a la oficina de Tecnologías de Información. La oficina de Tecnologías de Información creará el acceso en el sistema y notificará al solicitante y a la oficina de Finanzas para la acción correspondiente.
Cuando el usuario no necesite el acceso al sistema por cambio en funciones, renuncia o terminación de contrato, etc., o cambien las cuentas con las cuales trabaja, debe notificar al Director de Finanzas para que éste proceda a eliminar su acceso al sistema o modificar el mismo.
Es responsabilidad de la persona que realiza los trámites para contratar, observar que el trámite de los distintos documentos se realice en consonancia con las disposiciones reglamentarias establecidas.
Se prohíbe el autorizar el comienzo de la prestación de servicios sin la formalización de un contrato escrito. El contrato que viole esta norma, no será firmado por la autoridad nominadora y el funcionario que incurre en esta irregularidad podrá responder personalmente por dicha obligación y estar sujeto a acciones disciplinarias.
No se formalizarán contratos con carácter retroactivo.
Las Unidades no deben acordar con la parte a ser contratada ninguna suma de dinero como condición para comenzar a prestar los servicios o que los pagos le serán efectuados por adelantado.
El Rector es quien tiene la autoridad para contratar.
No se debe utilizar el mecanismo de contratación de servicios profesionales y consultivos para atender labores propias de un puesto o que razonablemente puedan enmarcarse en el conjunto de deberes y responsabilidades del Plan de Clasificación de la Universidad de Puerto Rico. Para determinar si son labores propias de un puesto, se consultará a la Oficina de Recursos Humanos de cada unidad institucional.
Hay que ser específico sobre las responsabilidades y derechos que tendrá la persona contratada.
Se requiere que todo contrato sea notificado a la Oficina del Contralor, en un máximo de 15 días luego de formalizado el mismo. Para llevar a cabo este proceso, es necesario que la oficina que origina los documentos del contrato provea la siguiente información al Oficial Administrativo en la Oficina del Decano de Administración.
Contrato original debidamente formalizado.
Disquette que contenga el contrato escrito en MS Word. Puede enviarse por e-mail a la dirección: malopez@cayey.upr.edu.
Certificación de contrato (Modelo OC-08-08 de la Oficina del Contralor) completado en todas sus partes y firmado por el contratista y el Rector.
Contratación de personal para dar conferencias, fotógrafos y otros.
Pago al terminar la actividad
• Completar el formulario Contrato de Servicios Profesionales Pago Directo . Indicar en el mismo el número de seguro social, la dirección permanente del contratado e incluir copia de la tarjeta del seguro social. Debe estipularse en el contrato que la persona contratada requiere el pago al terminar la actividad. Debe estar firmado por el conferenciante o persona contratada y la autoridad nominadora.
• Completar el formulario Solicitud, Autorización y Comprobante de pago por Anticipado .
• Se requieren los siguientes documentos para procesar el pago:
• Formulario de Comprobante de Desembolsos completo en todas sus partes.
• Contrato debidamente formalizado.
• Cartas de invitación a la persona contratada y carta de aceptación.
No se requiere el pago al terminar la actividad.
• Completar el formulario Contrato de Servicios Profesionales Pago Directo. Indicar en el mismo el número de seguro social, la dirección permanente del contratado e incluir copia de la tarjeta del seguro social. Debe estar firmado por el conferenciante o persona contratada y la autoridad nominadora.
• Se requieren los siguientes documentos para procesar el pago:
• Formulario de Comprobante de Desembolsos completo en todas sus partes.
• Contrato formalizado.
• El original de la factura firmada por la persona que ofreció los servicios.
• Carta del departamento que solicitó la contratación certificando que los servicios fueron prestados satisfactoriamente.
• Carta de invitación a la persona contratada y carta de aceptación.
Contratación de personal por servicios profesionales donde se requieren pagos parciales.
• Completar el formulario Contrato de Servicios Profesionales Pago Directo. Indicar en el mismo el número de seguro social, la dirección permanente del contratado e incluir copia de la tarjeta del seguro social. Debe estipularse en el contrato las fechas en que se realizarán los pagos parciales. Debe estipularse además, si se le reembolsarán gastos de viajes, dietas, gastos de materiales y otros. No se reembolsarán ni pagarán conceptos que no estén estipulados en el contrato. Debe estar firmado por el conferenciante o persona contratada y la autoridad nominadora.
• Se requieren los siguientes documentos para procesar el pago:
• Formulario Comprobante de Desembolsos completo en todas sus partes.
• Contrato formalizado.
• Original de la factura firmada por la persona contratada, para ese periodo.
• Carta del departamento que solicitó la contratación certificando que los servicios fueron prestados satisfactoriamente.
Cuando la persona contratada sea extranjero, se incluirán los siguientes documentos:
• Formulario I-9 Verificación de elegibilidad para empleo del Servicio de Inmigración y Naturalización de los Estados Unidos.
• Copia de la Visa o Pasaporte.
Si la persona contratada no es residente, llenará el formulario AS 2732 "Withholding Tax Exemption Certificate for the Purpose of Section 143" del Departamento de Hacienda.
• La reglamentación existente requiere la retención en el origen de la contribución sobre ingresos en el caso de individuos no residentes según se establece a continuación:
• A extranjeros no residentes se les retendrá el 29% del total de la remuneración a ser devengada.
• A los ciudadanos de Estados Unidos no residentes se les retendrá el 20%. Se eximen del pago de contribuciones a las personas solteras cuyo pago total no exceda de $1,300.00 y a aquellos casados o jefes de familia cuyo pago no exceda de $3,000.00 ($1,500. si es casado y radica planilla separado.)
Contratación de un funcionario o empleado de una de las unidades del sistema de la Universidad de Puerto Rico, o Agencia Gubernamental.
• Someter autorización escrita de la autoridad nominadora autorizando la prestación de los servicios (Ley 100).
Cuando se trate de contratos de servicios profesionales, donde las tareas sean más complejas y de mayor responsabilidad, es necesario formalizar un contrato mediante la Oficina de Asuntos Legales de la UPR Cayey.
Los gastos de representación se utilizan para:
• Atender a visitantes en la Universidad cuando el mantenimiento de las buenas relaciones públicas así lo requieran.
• En actividades institucionales de primordial importancia, tales como: graduación, celebración del aniversario del Colegio y actos de reconocimiento a estudiantes y empleados por ejecutorias o actuaciones sobresalientes.
Si se interesa realizar una reunión o actividad en la que se ofrezca merienda y/o almuerzos.
• El solicitante completará el formulario.
• El director de la División y/o Decano correspondiente autorizará los gastos por este concepto para actividades o reuniones oficiales hasta un máximo de $250.00 Si los gastos exceden esa cantidad, el Director de la División y/o Decano correspondiente, gestionará la aprobación del Rector o su representante autorizado hasta un máximo de $400.00
• Para realizar el desembolso correspondiente, es necesario completar el formulario Comprobante de Desembolsos en todas sus partes. Junto a este formulario, incluir la solicitud para Autorización de Gastos de Representación o Gastos de Comida y Refrigerios, la factura debidamente certificada y la lista de participantes. No se realizará pago si no se incluye la lista de participantes. Es necesario que, en la medida en que sea viable, se tome la firma de los participantes en la actividad.
Procedimiento
• Completar el formulario Solicitud, Autorización y Comprobante de pago por anticipado y someterlo, debidamente autorizado, a la Oficina de Cuentas a Pagar.
• Incluir la evidencia de la cantidad a pagar como solicitudes de inscripción y otros.
• La Oficina de Cuentas a Pagar incluirá un formulario que se utilizará como conduce, para evidenciar que se recibieron los servicios solicitados.
Cuando es necesario solicitar un número de cuenta numérico en el sistema de financiero por la creación de un nuevo programa o proyecto, se completará el FORMULARIO PARA LA SOLICITUD DE CREACION DE CUENTA . Completará la parte que le corresponde y lo tramitará a la Oficina del Director de Finanzas quien le asignará el número de cuenta y enviará copia de la solicitud identificando el número asignado. Debe someter copia de los documentos que se solicitan en el mismo.
En el caso de no recibirse o de haberse extraviado, sustraído o destruido un cheque expedido por el Oficial Pagador de la institución o en caso de mutilación extrema que impida la negociación de un cheque, su legítimo dueño (persona o entidad que lo posee legalmente), tan pronto tenga conocimiento de tal hecho, debe notificarlo al Oficial Pagador (Oficina de Desembolsos) y solicitar la emisión de un duplicado.
La solicitud se hará utilizando el Formulario FIN-C002, SOLICITUD DE DUPLICADO DE CHEQUE O DE UN NUEVO CHEQUE SUSTITUTO DEL ORIGINAL , el cual será suministrado por el Oficial Pagador. El reclamante podrá, mediante carta debidamente firmada y dirigida al Oficial Pagador, notificar la pérdida, sustracción, destrucción o mutilación extrema del cheque en sustitución del original. La carta sustituirá como solicitud al formulario de referencia.
El fondo de caja menuda se utiliza con el propósito de adquirir ciertos materiales o servicios cuyo costo es de menor cuantía y que se requieren con urgencia.
• El empleado interesado en utilizar el dinero del fondo de caja menuda completará el formulario " Solicitud de Fondos de Caja Menuda " en original y copia.
• Recogerá la firma del director de la oficina o departamento y la firma del Decano correspondiente.
• En los casos en que la oficina o departamento tenga una asignación para el manejo de un fondo de caja menuda, el solicitante lo entregará a la persona custodio del mismo, quien luego de los trámites correspondientes, le hará entrega del dinero solicitado.
• El solicitante comprará los bienes o productos solicitados, y liquidará el dinero recibido al día siguiente con la evidencia de la compra.
DATOS IMPORTANTES:
• Las solicitudes de fondo de caja menuda no debe exceder de $200.00. En caso de situaciones excepcionales en las que fuese necesario efectuar pagos por cuantías mayores a las establecidas, se requiere la aprobación previa del Director de Finanzas o el funcionario equivalente en cada unidad o dependencia universitaria. La aprobación y justificación se hará constar en el comprobante de pago de caja menuda.
• No se someterán más de una solicitud reciente por el mismo concepto, con la intención de fraccionar compras mayores.
• El dinero de caja menuda no se podrá utilizar para la compra de equipo, servicios personales, gastos de viaje, arrendamiento, gastos de teléfono, luz y agua, primas de seguros y anuncios en periódicos, radio y televisión, compra de libros, aportaciones, becas, estipendios, premios, indemnizaciones, obvenciones, préstamos, cambio de cheques, giros, transportación aérea y terrestre, franqueo y sellos de correspondencia, accesorios y piezas de vehículos, y otros gastos.
• Justificar cuando se solicite un servicio.
• Al solicitar dinero, se indicará la descripción de los artículos o servicios a comprarse o adquirirse. El dinero se utilizará para el propósito por el cual se solicitó. De no encontrarse lo solicitado, se debe devolver el dinero al custodio de caja menuda.
• La adquisición de materiales y/o servicios a pagarse a través de Caja Menuda debe realizarse el mismo día en que el funcionario o empleado recibe el dinero, o al día siguiente.
• El dinero del fondo de caja menuda será entregado a empleados del Colegio solamente.
El dinero de caja menuda, no se utilizará para solicitar reembolso.
Para viajes en o fuera de Puerto Rico el Reglamento de Gastos de Viaje de la Universidad de Puerto Rico, Certificación número 120, 1986-1987, establece:
• Se autorizarán viajes en y fuera de Puerto Rico cuando sean necesarios para realizar los programas de la Universidad o cuando ésta logre beneficios de ello.
• No se autorizarán viajes en y fuera de Puerto Rico a personas que tengan alguna cuenta de viaje anterior pendiente de rendir o saldos no usados de anticipo anterior pendiente de reintegrar a la Universidad , excepto en casos de fuerza mayor debidamente justificados. (Énfasis nuestro.)
• Viajes en Puerto Rico
• Completar en todas sus partes, el formulario de Solicitud y Autorización de Orden de Viaje. Este debe estar autorizado por el Rector o Decano correspondiente. Es uso y costumbre en la Institución completar este formulario y darle vigencia para un periodo de dos (2) años, a empleados cuyas labores regulares requieren realizar viajes frecuentes en Puerto Rico. Si no lo tiene, debe completarlo y enviarlo a la Oficina del Decano de Administración para asignarle un número de orden de viaje. El Decanato de Administración lo envía a la Oficina de Cuentas a Pagar luego de asignado dicho número. En la solicitud de autorización de Orden de Viaje, se justificará la necesidad de los viajes a realizarse.
Este formulario lo autoriza a realizar viajes oficiales en Puerto Rico y le da derecho al pago o reembolso de los gastos de viaje. De lo contrario, no tendrá derecho al reembolso de los gastos o dietas autorizadas por reglamento.
• Para solicitar el reembolso de gastos de viaje en Puerto Rico, completará el formulario Comprobante de Gastos de viajes , en todas sus partes. Toda reclamación se someterá en un periodo de 90 días calendario a partir de la fecha de regreso. Junto al documento, debe incluir evidencia de los gastos en los que incurrió.
Viajes en Puerto Rico que requieran anticipo de fondos
• Se completará el formulario Solicitud y Autorización de Orden de Viaje y Anticipo de fondos . Este formulario tiene que estar autorizado por el Rector.
• Cuando se anticipen fondos para viajar en Puerto Rico, al regreso del viaje, se debe completar el formulario Liquidación y Comprobante de Anticipo de Gastos de Viaje . Este formulario se rendirá dentro de los siguientes diez (10) días calendarios después del regreso, junto a un informe detallado de las gestiones realizadas durante el mismo. Se debe incluir todos los recibos que evidencien los gastos incurridos durante dicho viaje.
Dietas en Puerto Rico
Concepto
Partida antes de:
Regreso después de:
Cantidad
Desayuno
6:30 a.m.
8:00 a.m.
$ 5.00
Almuerzo
12:00 m.
1:00 p.m.
8.00
Comida
6:00 p.m.
7:00 p.m.
10.00
Viajes fuera de Puerto Rico
La Universidad de Puerto Rico mantiene con la línea aérea American Airlines el programa de "Business ExtrAA", el cual por cada diez (10) dólares que la UPR-Cayey gaste en boletos aéreos de American Airlines, recibe un punto. Estos puntos pueden redimirse en boletos de ida y vuelta o en "upgrades" de los boletos adquiridos, según necesidad de la institución. El número asignada a la UPR-Cayey es el 754653 . Siempre que realicen un viaje por American Airlines, al momento de la compra del boleto, informen este número para que la institución pueda beneficiarse de este programa.
El programa no sustituye ni interfiere con el programa de viajero frecuente. Usted acumulará sus millas y la institución recibirá puntos. Recuerde, el número es el 754653 . Para información adicional sobre el programa, puede comunicarse a la extensión 2004 ó 2341.
• Completar el formulario Solicitud de Autorización de Orden de Viaje . Este formulario debe completarse para cada viaje que se necesite realizar y debe estar autorizado por el Rector.
• En el formulario debe constar:
• Total estimado de dietas, alojamiento y otros gastos de viaje, tales como: matrícula, cuotas de inscripción, maleteros, pago de transportación terrestre y aérea, cuando apliquen.
• Gastos de representación y la cantidad máxima, si alguna.
• Gastos de matrícula, cuotas de inscripción y otros gastos relacionados.
• Disposición a los efectos de que la persona que viaja autoriza expresamente a la Universidad a emplear medidas de cobro a tono con lo dispuesto en el Reglamento.
• Para cubrir los gastos de alojamiento, pasajes y otros puede:
• Someter una requisición para la compra de los pasajes mediante el Sistema de Compras y solicitar Anticipo de Fondos para el restante de los gastos.
• Solicitar un anticipo de fondos donde incluya el estimado de todos los gastos. El formulario a utilizar es Solicitud de Autorización de Orden de Viaje y Anticipo de Fondos . Este documento debe estar en la Oficina de Cuentas a Pagar, debidamente autorizado, con por lo menos quince días antes del viaje. Se recomienda se entregue el cheque al interesado cinco (5) días antes de realizar el mismo.
• Cuando se anticipen fondos para viajar fuera de Puerto Rico, al regresar del viaje, se tiene que completar el formulario Liquidación y Comprobante de Anticipo de Gastos de Viaje y enviarlo a la Oficina de Cuentas a Pagar, con las firmas correspondientes y los recibos que evidencien los gastos. Con el informe detallado de gastos se incluirá el informe de gestión realizada durante el viaje. Se rendirá cuenta de lo gastado dentro de los siguientes 30 días calendarios después del regreso.
• Si no se liquida el viaje anterior, no se puede solicitar otro anticipo para gastos de viaje, a menos que exista una razón que lo justifique.
• Dietas y alojamiento
Dietas
Concepto
Partida antes de:
Regreso después de:
Cantidad
Desayuno
6:30 a.m.
8:00 a.m.
$ 8.00
Almuerzo
12:00 m.
1:00 p.m.
14.00
Comida
6:00 p.m.
7:00 p.m.
18.00
Alojamiento: los gastos de alojamiento se reembolsarán a base de lo realmente gastado mediante la presentación de facturas, recibos o las evidencias correspondientes. Se observarán medidas de austeridad y modestia prevalecientes en el sistema universitario. Cuando el costo de alojamiento o de la cuota de inscripción en determinada actividad se incluya desayuno, almuerzo o comida, la parte correspondiente a e1stos gastos no podrá reclamarlo como dietas.
• Gastos de transportación a ser reembolsados incluye los gastos incurridos al utilizar medios de transportación y otros gastos directamente relacionados, tales como estacionamiento, peaje en carreteras, fletes, servicios de conductores de vehículos y otros gastos similares.
• Uso de Automóvil Privado en Asuntos Oficiales
• Para utilizar el automóvil privado en gestiones oficiales, se utilizará el formulario Modelo 141, Solicitud y Autorización para Uso de Vehículo Privado . Este formulario será aprobado por los mismos funcionarios que autorizan las órdenes de viaje para gestiones oficiales en Puerto Rico.
• El reembolso por gastos de uso autorizado de automóvil privado se hará a base de los gastos de transportación incurridos como estacionamiento, peaje en carreteras, millaje, fletes, servicios de conductores de vehículos y otros gastos similares.
• No se autorizarán desembolsos por el uso de automóvil privado en viajes efectuados en fechas distintas a las autorizadas en la orden de viaje o en los casos en que el empleado no esté autorizado a utilizar el vehículo privado.