Normas de Publicación Web

Normas de Publicación Web

I.  Objetivos
Las siguientes Normas de publicación Web de la UPR Cayey se establecen para lograr los siguientes objetivos:

A.  Agilizar el proceso de publicación en nuestro portal Web, estableciendo unas guías para el envío de información a publicarse y un proceso para priorizar solicitudes y colocación en la página, a la vez que se reduce el tiempo de espera desde que recibimos la solicitud hasta cuando finalmente se publica el contenido en el portal.
B.  Garantizar la accesibilidad de nuestro portal y su cumplimiento con las regulaciones estatales y federales sobre el acceso al Web por personas con impedimentos.
C.  Maximizar la colocación de nuestro portal en listas de resultados de motores de búsqueda tales como Google o Yahoo!, cumpliendo con las guías y normas que esas entidades establecen.
D.  Reducir el espacio de almacenamiento que requiere nuestro portal Web.
E.Reducir el consumo de ancho de banda que requiere la navegación a través de nuestro portal Web.
F.  Reducir el impacto ambiental del uso innecesario del papel.
G.  Cumplir con las normas y regulaciones auditadas por la Administración del Sistema UPR y por la Oficina del Contralor de Puerto Rico.

II.  Formato de solicitudes

A.  Las solicitudes deben ser en formato electrónico, preferiblemente por medio de un correo electrónico (email) enviado a la dirección oficial osi.cayey@upr.edu .
B.  Las solicitudes enviadas a la dirección oficial deberán incluir los siguientes renglones de información (claramente identificados) sobre el contenido a publicarse y la entidad que lo solicita:

i.   Nombre de la entidad (oficina, organización o departamento) que hace la solicitud.
ii.   Dirección de email de la persona contacto en dicha entidad.
iii.  Título del contenido. El título debe ser al estilo de titulares de periódico; es decir, breve, conciso y llamativo. La cantidad máxima recomendada de palabras para un título es 12.
iv.  Texto (o cuerpo) del contenido a publicarse.
v.   Imagen acompañante (favor de revisar la sección de archivos anejos más adelante en estas normas).

C.  La solicitud debe estar insertada en su totalidad dentro del cuerpo del email enviado a la dirección oficial. Se persigue el evitar el envío de texto en archivos anejos como documentos de Word o PDF, con la excepción de los casos mencionados en el siguiente punto.
D.  Debe usar letras mayúsculas y minúsculas como de costumbre en comunicados oficiales o escritos a publicarse en cualquier otro medio. Por favor, evite el uso de texto TOD EN MAYUSCULAS, ya que es menos legible y se considera de mal gusto en las Web.

III.  Archivos anejos ("attachments")

A.  Se aceptarán archivos anejos en formato PDF solo en los siguientes casos excepcionales:

i.   Si el contenido consiste de más de 5 páginas tamaño carta regular "US Letter" 8.5" x 11"
ii.  Si el contenido se compone de tablas complejas o estructura estilo bosquejo, esenciales para mantener su significado original.
iii.  Si el contenido proviene de fuentes externas a la UPR Cayey, tales como entidades del Gobierno Estatal o Federal.

B.  En estos casos excepcionales, la entidad solicitante debe:

i.  convertir el contenido a formato PDF observando las normas de nomenclatura para nombres de archivos (ver punto más adelante) y velando por que el archivo PDF no exceda 2MB de tamaño de almacenamiento.
ii.  Incluir un resumen del contenido del anejo para su publicación en el portal Web.

C.  La imagen acompañante (opcional) para una solicitud debe cumplir con los siguientes parámetros:

i.   Dimensiones máximas de 600 x 600 pixels (ancho por alto).
ii.  Tamaño máximo de almacenamiento de 512 kB.
iii.  Nombre del archivo según nomenclatura oficial (descrita más adelante en estas normas).
iv.  Formato debe ser GIF, PNG o JPG.

D.  El nombre de todo archivo a publicarse (imagen o PDF) no debe contener más de 12 caracteres (excluyendo la extensión) que no incluyan acentos, espacios o cualquier símbolo que no sea las 26 letras del alfabeto en inglés (de la A a la Z) y los números del 0 al 9. La extensión consiste de un punto seguido por tres letras que identifican el tipo de archivo. Por ejemplo:

i.   EqSoccer09.jpg
ii.  EsculturaMar.gif
iii.  OfertaAcad09.pdf

IV.  Canales oficiales

A.  Las solicitudes deben incluir el visto bueno del Director(a) de la unidad institucional solicitante o personal autorizado debidamente designado y notificada dicha designación por medio de una comunicación, preferiblemente por escrito, a la División de Publicaciones Web de la OSI.

V.  Fecha límite y duración de la publicación

A.  Las solicitudes para publicar contenido relacionado a actividades o eventos deben recibirse por lo menos 7 días antes de la fecha del evento o actividad.
B.  La entidad solicitante debe especificar la fecha exacta (día y hora) hasta cuándo desea que su contenido aparezca publicado en el portal Web.

VI.  Prioridades de colocación de contenido

A.  Se le dará prioridad a las solicitudes enviadas a la dirección oficial de correo electrónico: osi.cayey@upr.edu con el fin de descontinuar el envío directo de solicitudes a las direcciones de correo electrónico de empleados de la OSI.
B.  Las alertas de actividad delictiva, emergencias y eventos afectando las operaciones institucionales tendrán máxima prioridad en el orden de atender solicitudes y en la colocación de contenido en el portal Web. Dichas alertas se atenderán solo si provienen de la Autoridad Nominadora o sus delegados oficiales debidamente asignados por comunicado oficial escrito.
C.  La División de Publicaciones Web de la OSI aspira mantener una apariencia atractiva para la página principal de nuestro Portal Web. Por tal razón, solo colocaremos contenido que incluya una imagen acompañante en el espacio principal superior de la parte central de la página. Contenido sin imagen acompañante será publicará en el recuadro rotulado "Lo más reciente".
D.  Se le dará mayor prioridad de colocación a contenido relacionado a eventos que están próximos a ocurrir.
E.  Cualquier otro orden de colocación o prioridad al procesar solicitudes deberá ser autorizado por la Autoridad Nominadora o su delegado(a) oficial debidamente designado por comunicado oficial por escrito.

VII.  Asistencia y apoyo técnico

A.  Para asistencia con diseño gráfico o procesamiento de imágenes, favor de contactar la Unidad de Artes Gráficas institucional.
B.  Para asistencia o apoyo con problemas técnicos relacionados al portal Web, debe solicitar ayuda por los medios oficiales establecidos en el área de Servicios Técnicos de la OSI.
C.  La OSI ofrecerá adiestramientos sobre los procesos de publicación en la Web como parte de su oferta regular de capacitación al personal, la cual se coordina en conjunto con la Oficina de Recursos Humanos cada año.

Las solicitudes que cumplan con estas normas de procedimiento serán atendidas con prioridad por la OSI debido al alto volumen de publicaciones que se reciben a diario.

Agradecemos la cooperación de toda la Comunidad Universitaria de la UPR Cayey para lograr el cumplimiento de los objetivos que estas normas buscan alcanzar.