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Oficina de NóminasA la Oficina de Nóminas le corresponde el preparar, tramitar, pagar y controlar las nóminas de sueldo y salario a los diferentes grupos de empleados. Funciones: • Preparar las nóminas de sueldo del personal regular, incluyendo al personal contratado que rinde servicios en condiciones similares al personal regular, y las nóminas de jornales de empleados y estudiantes a jornal. • Preparar para el personal regular, y contratado, las nóminas especiales como las de Bono de Navidad y otras; y las nóminas supletorias, cuando así fuera necesario. • Efectuar y controlar el despacho y entrega de cheques de sueldos a las distintas oficinas y empleados, reteniendo aquellos cuya entrega no proceda. • Cancelar los cheques de sueldo y salario cuando sea necesario. Preparar y tramitar los correspondientes ajustes y reclamos de desembolso de deducciones remitidas a agencias, entidades o fondos fuera de la Universidad de Puerto Rico. • Ordenar la preparación de nuevos cheques en sustitución de los originales cuando el caso así lo amerite. • Preparar los informes periódicos de retenciones en sueldo para ser enviados a las agencias federales y estatales correspondientes. Igualmente, remitir los importes de las deducciones en sueldos de los empleados, a las agencias, entidades o fondos que correspondan, y solicitar crédito o reembolso de cantidades remesadas en exceso o en forma indebida. • Enviar anualmente a cada empleado el Comprobante de Retención de Contribución sobre Ingresos y una copia del mismo al Negociado de Contribución sobre Ingresos del Departamento de Hacienda ; el original se envía a la Oficina de Seguro Social Federal en Baltimore. • Orientar a los funcionarios y empleados, que así lo soliciten, sobre la legislación y reglamentación relacionada con el pago de nóminas en general. • Quincenalmente se produce un informe cuando se procesa la nómina final, donde indica lo que cobra cada empleado.
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