Oficina de Propiedad

La Oficina de Propiedad tiene la finalidad de ejercer y garantizar el control adecuado de la propiedad universitaria y de establecer medios eficientes para su utilización y protección.

Las gestiones de esta oficina tienen como base legal el Reglamento de Propiedad , aprobado por la Junta de Síndicos, mediante la Certificación número 062, 1994-95.

Las responsabilidades de esta oficina cubren todas las operaciones relacionadas con la adquisición, entrega, posesión, disfrute, cesión, transferencia o cualquier otra transacción que afecte la propiedad universitaria. Ninguna otra oficina o dependencia de la UPR en Cayey está autorizada a recibir, ceder, transferir equipo propiedad de la Universidad sin el conocimiento y autorización previa de la Oficina de Propiedad.

Procedimiento:

Equipo adquirido mediante compra

•  La Oficina de Propiedad recibe dos copias de toda orden emitida por la Oficina de Compras. Una copia corresponde al informe de recibo, y la segunda corresponde al informe de propiedad.

•  Una vez el equipo llega a la institución, es recibido por el Auxiliar de Compras y Suministros I, quien coteja que el equipo recibido coincida en todos sus detalles con las especificaciones que aparecen en la copia de la orden de compra, correspondiente al informe de recibo.

•  Luego de verificar que no existe discrepancia, el Auxiliar de Compras y Suministros I anota en el informe de recibo los datos referentes a la cantidad recibida. El Encargado de la Propiedad le asigna al equipo un número de propiedad que habrá de identificar el equipo, procede a certificar el informe de recibo y lo devuelve inmediatamente al área de Recibo y Entrega. Luego de entregados los artículos o equipos, la hoja de recibo cotejada por el Oficial de Propiedad, certificada por el Auxiliar de Compras y Suministros I y la Encargada de la Propiedad, se envía a la Oficina de Cuentas a Pagar para ser procesada para pago.

•  De reflejarse alguna discrepancia entre el equipo recibido y las especificaciones detalladas en el informe de recibo, el Auxiliar de Compras y Suministros no certifica dicho informe y procede a notificar sobre esta discrepancia a la Oficina de Compras para la acción que corresponda tomarse en el caso.

•  Se retiene para los archivos de la Oficina de Propiedad la segunda copia, correspondiente al informe de propiedad, luego de anotar en éste el número de propiedad e incorporar el nuevo equipo adquirido en el subsidiario mayor de la propiedad.

Transferencia de propiedad

•  En el caso de que alguna oficina disponga de algún equipo cuyo uso no resulte ya necesario, lo notifica al Oficial de la Propiedad, quien procede a recoger el equipo y trasladarlo al almacén, para luego procesar transferencias a instituciones que así lo requieran.

•  Donación de propiedad o equipo - En caso de que una persona o entidad particular interese donar propiedad o equipo a la institución, debe notificarse sobre este particular al Oficial de la Propiedad. Una vez recibe la donación, el Encargado de la Propiedad prepara un formulario oficial de recibo de propiedad, anota los datos de la descripción, cantidad de la donación, certifica el formulario el Oficial de la Propiedad, hace entrega del original al donante y retiene copia del documento para archivo. Al recibirse la donación, el Encargado de la Propiedad le asigna un número de propiedad y procede a registrarlo en el mayor subsidiario de propiedad.

•  Traspaso de propiedad - Se procesarán los documentos necesarios y se actualizará el inventario.

•  Propiedad inservible - Será decomisada y se procesarán los documentos necesarios por dicha acción.

•  Pérdidas o daños a la propiedad

•  Toda pérdida de equipo o daños a la propiedad debe ser informada inmediatamente al Oficial de la Propiedad a los efectos de poder emitir, a la brevedad posible, los informes requeridos en estos casos por el Secretario de Justicia y el Contralor de Puerto Rico e iniciar las reclamaciones correspondientes ante las compañías de seguro.

•  Cada empleado de la institución es responsable del equipo o propiedad que le ha sido asignado para su uso, y a tales efectos, es responsable de tomar las medidas de seguridad pertinentes para evitar su desaparición, destrucción o daño.

•  Todo empleado que cesa en sus funciones por acción de traslado, reubicación, jubilación o renuncia debe comunicarse con el Oficial de la Propiedad para que se le releve de la responsabilidad hacia el equipo asignado bajo su custodia.

•  Inventario de la Propiedad

•  Anualmente, el Encargado de la Propiedad realiza mediante muestreo, un inventario físico de toda la propiedad universitaria. Este muestreo se realiza luego que las oficinas o departamentos han realizado el inventario. Mediante este inventario se determina si toda la propiedad está completa y de no resultar así, se notifica a los empleados y funcionarios bajo cuya responsabilidad se ha asignado el equipo desaparecido para que rindan un informe explícito. Puesto que la responsabilidad de cada empleado por el equipo asignado bajo su custodia es intransferible, se asume que cumpla con esta responsabilidad a cabalidad, manteniendo informado al Encargado o al Oficial de la Propiedad sobre cualquier situación que afecte al equipo que se le ha asignado.

•  Los inventarios que envía el Encargado de la Propiedad para su aceptación, deben ser verificados, firmados y devueltos a la Oficina de Propiedad no más tarde de cinco días laborables después de recibir el mismo. De existir alguna discrepancia, debe comunicarse con el Encargado u Oficial de la Propiedad para llevar a cabo la verificación correspondiente.

•  Custodio de las llaves

•  La Oficina de Propiedad tiene la función de proveer de llaves a todos los empleados de la institución, debidamente autorizados. Una vez el empleado, por alguna razón, deje de ser personal universitario o cambie de oficina, debe entregar las llaves al Oficial de la Propiedad. Este a su vez procederá a verificar el estado de la propiedad que haya entregado la persona.

Personal adscrito a la Oficina de Propiedad: