Para viajes en o fuera de Puerto Rico el Reglamento de Gastos de Viaje de la Universidad de Puerto Rico, Certificación número 120, 1986-1987, establece:
• Se autorizarán viajes en y fuera de Puerto Rico cuando sean necesarios para realizar los programas de la Universidad o cuando ésta logre beneficios de ello.
• No se autorizarán viajes en y fuera de Puerto Rico a personas que tengan alguna cuenta de viaje anterior pendiente de rendir o saldos no usados de anticipo anterior pendiente de reintegrar a la Universidad , excepto en casos de fuerza mayor debidamente justificados. (Énfasis nuestro.)
• Viajes en Puerto Rico
• Completar en todas sus partes, el formulario de Solicitud y Autorización de Orden de Viaje. Este debe estar autorizado por el Rector o Decano correspondiente. Es uso y costumbre en la Institución completar este formulario y darle vigencia para un periodo de dos (2) años, a empleados cuyas labores regulares requieren realizar viajes frecuentes en Puerto Rico. Si no lo tiene, debe completarlo y enviarlo a la Oficina del Decano de Administración para asignarle un número de orden de viaje. El Decanato de Administración lo envía a la Oficina de Cuentas a Pagar luego de asignado dicho número. En la solicitud de autorización de Orden de Viaje, se justificará la necesidad de los viajes a realizarse.
Este formulario lo autoriza a realizar viajes oficiales en Puerto Rico y le da derecho al pago o reembolso de los gastos de viaje. De lo contrario, no tendrá derecho al reembolso de los gastos o dietas autorizadas por reglamento.
• Para solicitar el reembolso de gastos de viaje en Puerto Rico, completará el formulario Comprobante de Gastos de viajes , en todas sus partes. Toda reclamación se someterá en un periodo de 90 días calendario a partir de la fecha de regreso. Junto al documento, debe incluir evidencia de los gastos en los que incurrió.
Viajes en Puerto Rico que requieran anticipo de fondos
• Se completará el formulario Solicitud y Autorización de Orden de Viaje y Anticipo de fondos . Este formulario tiene que estar autorizado por el Rector.
• Cuando se anticipen fondos para viajar en Puerto Rico, al regreso del viaje, se debe completar el formulario Liquidación y Comprobante de Anticipo de Gastos de Viaje . Este formulario se rendirá dentro de los siguientes diez (10) días calendarios después del regreso, junto a un informe detallado de las gestiones realizadas durante el mismo. Se debe incluir todos los recibos que evidencien los gastos incurridos durante dicho viaje.
Dietas en Puerto Rico
Concepto
Partida antes de:
Regreso después de:
Cantidad
Desayuno
6:30 a.m.
8:00 a.m.
$ 5.00
Almuerzo
12:00 m.
1:00 p.m.
8.00
Comida
6:00 p.m.
7:00 p.m.
10.00
Viajes fuera de Puerto Rico
La Universidad de Puerto Rico mantiene con la línea aérea American Airlines el programa de "Business ExtrAA", el cual por cada diez (10) dólares que la UPR-Cayey gaste en boletos aéreos de American Airlines, recibe un punto. Estos puntos pueden redimirse en boletos de ida y vuelta o en "upgrades" de los boletos adquiridos, según necesidad de la institución. El número asignada a la UPR-Cayey es el 754653 . Siempre que realicen un viaje por American Airlines, al momento de la compra del boleto, informen este número para que la institución pueda beneficiarse de este programa.
El programa no sustituye ni interfiere con el programa de viajero frecuente. Usted acumulará sus millas y la institución recibirá puntos. Recuerde, el número es el 754653 . Para información adicional sobre el programa, puede comunicarse a la extensión 2004 ó 2341.
• Completar el formulario Solicitud de Autorización de Orden de Viaje . Este formulario debe completarse para cada viaje que se necesite realizar y debe estar autorizado por el Rector.
• En el formulario debe constar:
• Total estimado de dietas, alojamiento y otros gastos de viaje, tales como: matrícula, cuotas de inscripción, maleteros, pago de transportación terrestre y aérea, cuando apliquen.
• Gastos de representación y la cantidad máxima, si alguna.
• Gastos de matrícula, cuotas de inscripción y otros gastos relacionados.
• Disposición a los efectos de que la persona que viaja autoriza expresamente a la Universidad a emplear medidas de cobro a tono con lo dispuesto en el Reglamento.
• Para cubrir los gastos de alojamiento, pasajes y otros puede:
• Someter una requisición para la compra de los pasajes mediante el Sistema de Compras y solicitar Anticipo de Fondos para el restante de los gastos.
• Solicitar un anticipo de fondos donde incluya el estimado de todos los gastos. El formulario a utilizar es Solicitud de Autorización de Orden de Viaje y Anticipo de Fondos . Este documento debe estar en la Oficina de Cuentas a Pagar, debidamente autorizado, con por lo menos quince días antes del viaje. Se recomienda se entregue el cheque al interesado cinco (5) días antes de realizar el mismo.
• Cuando se anticipen fondos para viajar fuera de Puerto Rico, al regresar del viaje, se tiene que completar el formulario Liquidación y Comprobante de Anticipo de Gastos de Viaje y enviarlo a la Oficina de Cuentas a Pagar, con las firmas correspondientes y los recibos que evidencien los gastos. Con el informe detallado de gastos se incluirá el informe de gestión realizada durante el viaje. Se rendirá cuenta de lo gastado dentro de los siguientes 30 días calendarios después del regreso.
• Si no se liquida el viaje anterior, no se puede solicitar otro anticipo para gastos de viaje, a menos que exista una razón que lo justifique.
• Dietas y alojamiento
Dietas
Concepto
Partida antes de:
Regreso después de:
Cantidad
Desayuno
6:30 a.m.
8:00 a.m.
$ 8.00
Almuerzo
12:00 m.
1:00 p.m.
14.00
Comida
6:00 p.m.
7:00 p.m.
18.00
Alojamiento: los gastos de alojamiento se reembolsarán a base de lo realmente gastado mediante la presentación de facturas, recibos o las evidencias correspondientes. Se observarán medidas de austeridad y modestia prevalecientes en el sistema universitario. Cuando el costo de alojamiento o de la cuota de inscripción en determinada actividad se incluya desayuno, almuerzo o comida, la parte correspondiente a e1stos gastos no podrá reclamarlo como dietas.
• Gastos de transportación a ser reembolsados incluye los gastos incurridos al utilizar medios de transportación y otros gastos directamente relacionados, tales como estacionamiento, peaje en carreteras, fletes, servicios de conductores de vehículos y otros gastos similares.
• Uso de Automóvil Privado en Asuntos Oficiales
• Para utilizar el automóvil privado en gestiones oficiales, se utilizará el formulario Modelo 141, Solicitud y Autorización para Uso de Vehículo Privado . Este formulario será aprobado por los mismos funcionarios que autorizan las órdenes de viaje para gestiones oficiales en Puerto Rico.
• El reembolso por gastos de uso autorizado de automóvil privado se hará a base de los gastos de transportación incurridos como estacionamiento, peaje en carreteras, millaje, fletes, servicios de conductores de vehículos y otros gastos similares.
• No se autorizarán desembolsos por el uso de automóvil privado en viajes efectuados en fechas distintas a las autorizadas en la orden de viaje o en los casos en que el empleado no esté autorizado a utilizar el vehículo privado.
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