La División de Finanzas de la Universidad de Puerto Rico en Cayey tiene la responsabilidad esencial de administrar de forma eficiente, transparente y responsable los recursos económicos de la institución. Como pilar del funcionamiento administrativo, nuestra labor sostiene y facilita las operaciones académicas, investigativas y de servicio a la comunidad universitaria.

Comprometidos con la excelencia y el cumplimiento de las normas locales y federales, trabajamos para garantizar la integridad financiera del recinto y proveer información confiable que apoye la toma de decisiones estratégicas. A través de una gestión ágil, ética y orientada al servicio, la División de Finanzas contribuye al fortalecimiento institucional y al logro de la misión de la UPR Cayey.

OFICINAS ADSCRITAS A LA DIVISION DE FINANZAS:

• Cobros y Reclamaciones
• Compras
• Contabilidad
• Cuentas a Pagar
• Finanzas
• Fiscal de Asistencia Económica
• Nóminas

Metas

1. Mejorar la eficiencia operacional en los procesos financieros

• Reducir tiempos de procesamiento en compras, desembolsos, cuentas a pagar y nóminas mediante estandarización de procedimientos y uso efectivo de herramientas tecnológicas.
• Digitalizar documentos y procesos clave para disminuir manejo manual, evitar duplicidad de tareas y fortalecer el seguimiento.

2. Ofrecer servicios ágiles, confiables y orientados a la comunidad universitaria

• Proveer atención eficiente a estudiantes, profesores y empleados en asuntos de viajes, dietas, reembolsos, pagos, certificaciones y ayudas económicas.
• Reducir el tiempo de respuesta a solicitudes y consultas.

3. Garantizar el cumplimiento con políticas institucionales y regulaciones externas

• Mantener actualizadas las guías internas conforme a reglamentación federal, estatal y universitaria.
• Capacitar regularmente al personal en temas de auditorías, compras, fondos federales, controles internos y cumplimiento normativo.
• Asegurar que todas las transacciones estén debidamente documentadas y listas para auditorías internas y externas.

4. Apoyar la gestión académica, administrativa y estudiantil mediante información financiera confiable

• Colaborar activamente con decanatos, oficinas administrativas y proyectos institucionales para garantizar la correcta utilización de los fondos.
• Facilitar la planificación universitaria mediante datos financieros accesibles, exactos y actualizados.

5. Promover una cultura de transparencia y comunicación efectiva

• Publicar información básica y actualizada en la página web de la División de Finanzas para mejorar la visibilidad y el acceso a los servicios.
• Establecer canales de comunicación claros para suplidores, estudiantes, facultad y personal administrativo.
• Divulgar calendarios de trabajo, fechas de cierres fiscales, procesos y procedimientos vigentes.

Valores

1. Integridad:

Actuamos con honestidad, ética y responsabilidad en todas las gestiones financieras, asegurando el uso correcto de los recursos institucionales.

2. Transparencia

Promovemos procesos claros, accesibles y verificables, facilitando la rendición de cuentas y la confianza de la comunidad universitaria.

3. Responsabilidad Fiscal

Administramos los fondos públicos con prudencia y disciplina, enfocándonos en la sostenibilidad financiera del recinto.

4. Excelencia en el Servicio

Ofrecemos atención eficiente, respetuosa y orientada a las necesidades de estudiantes, facultad, suplidores y personal institucional.

5. Cumplimiento Normativo

Operamos de acuerdo con las leyes, políticas y reglamentaciones aplicables a la gestión universitaria y fondos estatales y federales.

6. Eficiencia Operacional

Optimizamos los procesos internos para garantizar agilidad, precisión y confiabilidad en todas las transacciones financieras.

7. Trabajo en Equipo

Fomentamos la colaboración entre todas las oficinas de la División para apoyar las metas institucionales con cohesión y compromiso.

8. Profesionalismo

Nos desempeñamos con respeto, dedicación y alto sentido de responsabilidad pública en cada tarea.

9. Confidencialidad

Protegemos la información financiera y personal, garantizando el manejo adecuado de datos sensibles.

10. Innovación y Mejora Continua

Buscamos constantemente nuevas prácticas, herramientas y procesos que fortalezcan la administración financiera y el servicio.

Nóminas

La Oficina de Nóminas es responsable de procesar los pagos correspondientes al personal docente, no docente y contratado del recinto. Administra cálculos salariales, deducciones, beneficios aplicables y asegura el cumplimiento con las regulaciones estatales y federales relacionadas a la compensación salarial.

Contabilidad

La Oficina de Contabilidad gestiona el registro, control y reconciliación de todas las transacciones financieras del recinto. Su función principal es garantizar la exactitud de los estados financieros, mantener controles internos adecuados y asegurar el cumplimiento con la normativa institucional, estatal y federal.

Cuentas a Pagar

La Oficina de Cuentas a Pagar se encarga de procesar los pagos a suplidores, contratistas y proveedores de servicios, verificando facturas, documentación de respaldo y certificaciones requeridas. Además, ofrece servicios directos a estudiantes, profesores, personal docente y no docente en el procesamiento de viajes, dietas, reembolsos y liquidaciones, asegurando que todas las solicitudes se atiendan de manera precisa, ágil y conforme a las políticas institucionales y reglamentación vigente.

Cobros y Reclamaciones

La Oficina de Cobros y Reclamaciones administra la recuperación de fondos adeudados a la institución, incluyendo balances estudiantiles, cargos administrativos y reclamaciones a terceros. Su labor garantiza la recaudación efectiva de ingresos y el cumplimiento de los procesos asociados a cuentas por cobrar.

Oficina Fiscal de Asistencia Económica

Esta oficina maneja los procesos fiscales relacionados con la asistencia económica federal y estatal, y los desembolsos de ayudas. Asegura el manejo adecuado de fondos de asistencia, conforme a las regulaciones de educación superior y auditoría federal.

Desembolsos

La Oficina de Desembolsos procesa pagos de sueldo, reembolsos, anticipos de viaje, liquidaciones y otras obligaciones institucionales. Su misión es garantizar que todos los desembolsos se realicen de forma correcta, oportuna y conforme a las normas y procedimientos aplicables.

Recaudaciones

Recaudaciones ofrece servicios directos a estudiantes, visitantes y personal interno para el cobro de matrículas, tarifas, certificaciones y otros ingresos institucionales. Administra la recepción, registro y depósito de fondos, promoviendo un manejo seguro y eficiente de los recaudos.

Compras

La Oficina de Compras coordina la adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento del recinto. Administra requisiciones, órdenes de compra, licitaciones y cumpliendo con las normas de contratación pública, asegurando procesos transparentes y eficientes.

• Autorización para Deposito Directo de Nominas
• Autorización para Descuento de Nomina por el Anticipo de Fondos Gastos de Viajes al Exterior
• Cheque Cancelado o Ajustado
• Comprobante de Desembolso
• Comprobante de Gastos de Viaje
• Factura Comprobante
• Factura Servicios Profesionales
• Solicitud Autorizacion Comprobante de Pago por Anticipado
• Solicitud de Cancelación Depósito Directo Estudiante
• Solicitud de Depósito Directo Estudiante
• Solicitud de Descuento Solicitud de Renovación
• Solicitud de Liquidación Anticipo de Viaje
• Solicitud para el Reembolso de Deducciones
• Solicitud y Comprobante de Pagos Manuales